Hvordan man skriver business e-mails: Korrekt Forretning Email Format

Hvordan man skriver business e-mails: Korrekt Forretning Email Format

Fremkomsten af ​​internettet har gjort virksomhedskommunikation nemmere, hurtigere og mere effektiv. Men muligheden for e-mail forkert brug og misbrug er rigeligt. En virksomhed elektronisk kommunikation skal indeholde de standard komponenter i en print business brev: en hilsen, krop og lukning.

Overvej følgende email etikette regler, før du skriver en professionel e-mail.

  1. Være professionelle. Bare fordi du er ved at skrive en elektronisk meddelelse i stedet for et maskinskrevet brev betyder ikke, at din kommunikation ikke skal være lige så professionel. Modstå trangen til at være alt for afslappet. Hvis du ikke kender din samtalepartner, behandle dem som Mr. eller Ms (eller Dr.). Brug det samme sprog, som du ville bruge i en standard business brev. Brug en ordentlig business e-mail-format. Det kan ligne dem, der anvendes i forretningsbreve. Undgå slang eller henkastet konstruerede sætninger.
  2. Være kortfattede. Husk, at din læser sandsynligvis har dusinvis af Hvordan man skriver business e-mails: Korrekt Forretning Email Format
    andre meddelelser til at læse og andre opgaver konkurrerer om hans opmærksomhed. Må ikke gå på og. De fleste punkter kan dækkes i 3-5 stykker. Hvis din læser stønner ved af din besked, når han åbner den, han er mere tilbøjelige til at slette den ulæst.
  3. Altid Brug emnelinjen. Spredningen af ​​spam og computervirus sendt via e-mail har gjort virksomhederne forsigtige med at åbne e-mails fra folk, de ikke kender. Fortæl din læser, hvorfor du skriver i emnefeltet på e-mailen. På den måde er han mindre tilbøjelige til at forveksle din besked til spam. Dette er en del af professionel email etikette. En passende emnelinjen behøver kun at være et par ord; for mange ord får afkortet når linjen vises i modtagerens e-mail boks. Eksempler på gode emnelinjer er:

    • Om: Interview Request
    • Om: Forespørgsel: "Navn på fremadrettede artikel"
    • Om: Reaktion på annonce i "Writers World"
  4. Du må ikke sende vedhæftede filer, medmindre de bliver bedt om. Vedhæftede filer kan være bærere af computer-invaliderende virus. Nogle virksomheder endda blokere ansatte i at åbne vedhæftede filer på virksomhedens computere. Desuden uploade vedhæftede filer - især billedfiler - fra en ældre computer eller ved hjælp af en opkaldsforbindelse kan tage lang tid. Hvis du gerne vil sende en SMS-dokument (såsom et oprettet med Microsoft Word), indsæt den i bunden af ​​din e-mail i stedet for at fastgøre den.
  5. Korrekturlæst din besked. Dette burde være en selvfølge, men det er meget nemt at ramme knappen "send" før du er virkelig klar til at sende din besked. Igen, behandle din korrespondance på samme måde som du ville gøre en maskinskrevet brev. Sørg for, at det er gratis for stavning, skrivning og grammatiske fejl inden lanceringen den i cyberspace. Husk: I mange tilfælde din e-mail er det første indtryk en forretningsforbindelse har dig. Gør det til en positiv.

Nu ved du, hvordan man skriver en professionel e-mail. Sende en e-mail i stedet for en skriftlig brev har den fordel, hastighed, brugervenlighed og fleksibilitet. Sørg for at bruge denne teknologi til din bedste fordel ved at være professionel, præcis og betænksom; hvis du har brug for at vide mere om, hvordan korrekt brug af e-mails kan hjælpe din virksomhed, kan du overveje at tilmelde dig et par online business klasser.

Forsigtig:

  • Må ikke sende vedhæftede filer med en business e-mail, medmindre de er anmodet om.
  • Husk at være så professionel i din e-mail, som du vil være i et standardbrev.