Hvordan du planlægger dit møde

Hvis du har en organisation, ita € ™ s vigtigt, at alle forbliver tilsluttet, så alle arbejder på den samme side. Et effektivt redskab til at røre base med dine folk er at gennemføre møder. Dog kan møder være ganske tidskrævende, og det kan være vanskeligt at få mennesker sammen. Hvis du planlægger dit møde korrekt, kan du få alle organiseret og får, hvad du har brug gjort.

Hera € ™ s hvordan du planlægger dit møde.

  • Beslut hvorfor du har brug for et møde. Møder er nødvendige. Du skal dog have en særlig grund til, at du ønsker at kalde en gruppe mennesker sammen. Har du blot ønsker at blive forbundet med dit team? Er der en nødsituation eller et bestemt punkt, at du skal tage fat med det samme? Er det noget, der kan løses med en telefonsamtale eller måske en e-mail kommunikation? Er et møde virkelig nødvendigt eller er der andre måder, hvorpå den kan diskuteres og formidles? Vil det være et telefon møde eller opkald konference, en videokonference møde eller en lukket dør møde? Vide, hvorfor du skal have et møde vil hjælpe dig med at afgøre, hvilken type møde for at have.
  • Forbered din dagsorden. Når du har besluttet, hvorfor og hvilken type møde, du vil have, skal du skrive ned din dagsorden. Hvilke konkrete emner har du brug for at tale om på mødet? Hvis du vil diskutere salgsrapporter og hvordan man kan øge det, så er du nødt til at have kopier af rapporten til gennemsyn. Gør punktform af emner, du vil diskutere.
  • Sæt en tidsplan. Bestem hvilken dato og tid du ønsker at have et møde. Sæt det så du har de mest antallet af deltagere som muligt. Hvis du vil have en langt møde, kan du ønsker at sætte det om morgenen, når folk er friske. Hvis det er en privat møde, kan du ønsker det gjort sent på eftermiddagen. Har folk lade dig vide, hvis de canâ € ™ t gøre det. Hvis mindre end halvdelen kan gøre det, kan det være nødvendigt at omlægge.
  • Bestem din mødested. Hvor vil du have dit møde? Hvis du vil tale med en stor gruppe mennesker, skal du bruge en form for konferencelokale. Når du vælger et sted, sørg for at det har det nødvendige udstyr, du har brug for, såsom hvidt bord, projektor, trådløs internetadgang og andre værktøjer, du har brug for dit møde.
  • Informer alle, der har brug for at være der. Når du kender hvor, hvornår og hvorfor af dit møde, skal du lade folk vide om det. Hvis ita € ™ sa obligatorisk møde, stat i notatet, at fremmøde er påkrævet. Giv folk rigelig varsel, så de kan klare tidsplaner for at kunne deltage. Mindst en uge varsel er god nok, selv om nogle tilfælde kan kræve et hastemøde.
  • Gør det kort. Når du har dit møde, holde fast i din dagsorden. Don € ™ t lade møderne trækker på og fordi alle har travlt og tid er vigtig. De bedste møder er dem, der går lige til sagen og komme med resolutioner efter behov.

Itâ € ™ s vigtigt, at dine møder er punktlig og produktive. Ellers wonâ folk € ™ t være tilbøjelige til at deltage i og kan føle det er spild af deres tid. Hvis du skal, kan du indstille en forudbestemt ugentligt møde, så dine medarbejdere ved, at forvente det regelmæssigt uden at du behøver at udstede påmindelser. Endelig, når mødet starter, ita € ™ s vigtigt at holde sig på sporet, for at få det nødvendige input og formidle de oplysninger efter behov. På denne måde kan du maksimere møderne.