Eksempel på en Procurement Management Project

Eksempel på en Procurement Management Project
Selskaber skal have en plan for indkøb af varer og tjenesteydelser.

Centraliseret indkøb giver god forretningsmæssig mening; I et eksempel på et indkøb forvaltning projekt, et selskab var i stand til at reducere mængden af ​​penge brugt på indkøb med 15 procent over en 12-måneders periode. Dette er en betydelig besparelse over en forholdsvis kort periode.

Hvad er Procurement Management

Indkøb ledelse er den proces, hvorved et selskab køber varer og tjenesteydelser fra en ekstern organisation eller virksomhed. Hvis processen kørende, vil foreningens medarbejdere har de nødvendige ressourcer til at udføre deres opgaver og gennemføre de nødvendige projekter.

Et eksempel på en Procurement Management Project

Et indkøb ledelse Projektet omfatter følgende processer:

  • Identifikation af Hvad skal fremskaffe og en tidslinje for Indkøb
  • Identifikation af potentielle leverandører / tjenesteydere
  • Indhentning citater eller Bud og vælge en leverandør / Service Provider
  • Håndtering af Forholdet til Leverandøren / Service Provider
  • Kontrakt Close-Out

Identifikation

Det første, et projekt indkøbschef mener er foreningens behov, og om de nødvendige ressourcer er til rådighed internt eller de skal købes fra en udenforstående leverandør, organisation eller entreprenør. Både internt og eksterne konsulenter kan blive bedt om input til at afgøre, om det er mere omkostningseffektivt at leje eller købe udstyr eller andre genstande.

Potentielle leverandører / Service Providers

Når projektlederen har et klart billede af, hvad produkt eller service skal erhverves, vil forskningen skal udføres for at samle en liste over potentielle leverandører og / eller tjenesteydere. Det selskab har brug for at overveje planlægning og omkostningsfaktorer, når identificere potentielle udbydere.

Indhentning Citater

Udvalgte leverandører / tjenesteydere opfordres til at afgive bud, som vil blive evalueret eller scoret efter et sæt af kriterier. Denne kriterier kan være så simpelt som den laveste købspris, eller omfatte en række faktorer, såsom

  • Udbyderens Forståelse af foreningens behov
  • Laveste anskaffelsespris og driftsomkostninger
  • Tekniske færdigheder eller viden
  • Ledelsesstil (i tilfælde af en organisation)

Når en leverandør / låneservicerer udbyder er valgt, vil vilkårene i en aftale skal forhandles. Vilkårene i kontrakten kan omfatte klausuler om følgende punkter:

  • Ansvar Hver part
  • Pris
  • Finansieringsvilkår
  • Fakturering og dokumentation, der kræves for at kræve betaling
  • Politik for anmodninger om at ændre en løbetid

Kontrakten er bindende dokument og kan fremstilles ved foreningens personale, juridiske afdeling, eller uden advokat. Den endelige, underskrevne version af kontrakten bør indeholde alle de vilkår, som parterne aftalt.

Pleje forholdet med leverandøren / Service Provider

Styring af forhold betyder, at leverandøren / tjenesteyderen præstation vurderes for at sikre, at vilkårene i kontrakten er opfyldt. Hvis flere leverandører eller tjenesteydere deltager i samme projekt, kan projektlederen nødt til at koordinere leveringen af ​​varer og / eller tjenesteydelser for at sikre, at projektet fortsætter med at køre problemfrit.

Hvis et element af kontrakten ikke er opfyldt på tilfredsstillende vis, bør leverandøren / tjenesteyderen meddeles skriftligt. Et krav om skriftlig kommunikation af denne type vil sandsynligvis indgå i kontrakten.

Leverandøren / tjenesteyderen vil sende fakturaer med bestemte intervaller som angivet i kontrakten. Disse vil blive videresendt til den relevante afdeling for betaling.

Kontrakt Close-Out

Når forpligtelserne i henhold til kontrakten er opfyldt, vil en gennemgang af processen skal udføres. Målet med revisionen indkøb er at identificere, hvilke elementer i processen var vellykket, og hvor problemer, hvis nogen, har fundet sted. Dokumentation skal udarbejdes og samles til optagelse i foreningens projekt optegnelser. Leverandøren / tjenesteyderen vil også blive rådgivet skriftligt, at forpligtelserne i henhold til kontrakten, nu er opfyldt.

Som du kan se fra dette eksempel på et indkøb forvaltning projekt, en række skridt er involveret for at gøre processen kører problemfrit. Planlægning er nøglen til effektiv styring indkøb for virksomheder.