Sådan oprettes en adressebog i Excel

Mens andre finder Excel meget let at gøre (som måske de har været udsat for i programmet på grund af karakteren af ​​deres arbejde), de fleste mennesker har problemer med at optimere brugen af ​​Excel som en effektivitet værktøj for eksempel i tilrettelæggelsen og udførelsen af ​​en reference for at holde dine forskellige kontaktperson for gennem sin adressebog funktion. Her er hvordan du kommer i gang:

  • Bring alle dine kontaktoplysninger. Inden du begynder at åbne den nye fil, bringe ud af din mobiltelefon, gamle adressebøger, telekort og andre kilder til oplysninger, som du i øjeblikket har med dig, der er nyttige for dig, og at du ønsker at inkludere i din fil.
  • Begynd med at åbne programmet. Excel åbner automatisk op til en ny fil. Du kan oprette en ny, men det er bedst at du blot klikke på "gem som" tidligt og bruge et filnavn, der er let at genkende. Dette kan være så simpelt som bare at sige dit navn efterfulgt af "adressebog" (eksempel "Noelle adressebog").
  • Opsætning af kolonner. Organiser dine kontaktpersoner i kolonner og grupperinger. For eksempel til kolonne A i ark 1, så skriv i kolonnen hovedet "NAME", og i hver række nedenfor i, skrive alle dine kontakter navne starter med efternavnet først. Brug Kolonne B til at identificere "TYPE KONTAKT", hvor du opretter en mærkningsordning for hver kontakt, som vil hjælpe dig til nemt at filtrere dem senere. De letteste grupperinger er enten "Personal" eller "Business" grupperinger.
  • Definer Kontakt information kolonner. Stadig skabe flere grupperinger i kolonner, som du går fra venstre til højre, begynder at lægge de ønskede oplysninger, du kan finde i en typisk adressebog såsom "hjemmeadresse", "business-adresse", "home telefonnummer", "business nummer" "mobil", "faxnummer", "e-mail-adresse", og så videre. Dagens kontakt medier kræver, at du være i stand til at identificere så mange kontaktpersoner kolonner som muligt. Du kan endda tilføje "tilstand", "land". Etc. Dette afhænger helt af, hvor mange kontakter, du har, og hvor meget du ønsker at filtrere eller gruppere dine kontakter ved i fremtiden.
  • Begynd at udfylde arkene. Du kan bruge de forskellige ark Excel til forskellige bogstaver, meget i samme ånd af den traditionelle adressebog. Hvert ark kan svare til det første bogstav i efternavnet. Denne måde, uanset hvor mange flere kontakter, du ender med at tilføje i årenes løb, dine oplysninger vil altid blive organiseret.
  • Lær at bruge filter kommandoer. Dette vil hjælpe dig til at gøre hurtige søgninger eller gøre grupperinger alt efter hvad dine behov er. For eksempel kan du ønsker at smide en reunion fest for gamle skolekammerater i den kommende måned. Da du har filtre, det så kun bliver et simpelt spørgsmål om at klikke på den rigtige kolonne, så kun fanebladet "skolekammerat" viser, med alle de rigtige kontakter, der svarer til denne gruppering. Filtersystemet skal være en effektiv måde til straks samle de personer, du har brug for at kontakte for denne liste.

Vidundere Excel kan udforskes yderligere ved at mobilisere i kortsigtede kurser for dette. Absolut potentiale i dette program som en gruppering værktøj vil være mere effektiv som du går sammen studere det og arbejder på det regelmæssigt.